Archivo
De conformidad con lo exigido a las entidades públicas por el Archivo General de la Nación, acuerdo No.07 del 29 de junio de 1994, se crea mediante resolución de rectoría No.120 de marzo de 1999, el comité de archivo de la institución, como grupo asesor de alta dirección, encargado de formular directrices para la organización y conservación del patrimonio documental institucional. Según acta de comité de archivo No. 001 de abril de 1999, se evalúa y se aprueba el envío y presentación del manual de tablas de retención documental, al Archivo General de la Nación, siendo aprobadas mediante acuerdo No.008 del 27 de febrero de 2001.
En el año 2002, se implementa el área administrativa y de depósito de documentos, conformándose el Archivo central de la institución, iniciándose los procesos archivísticos de organización, clasificación y ordenación de dos fondos documentales: fondo acumulado Colegio Mayor de Cultura popular del Cauca, fechas extremas, 1966 (creación) a 1988 (Reestructuración), acervo documental organizado de acuerdo a las tablas de Valoración documental aprobadas por el comité de archivo de la institución y el fondo documental abierto Colegio Mayor del Cauca, vigente. Se da aplicación a las Tablas de retención Documental y a los dispositivos que rigen en la ley general de archivos (ley 594 de 2000), iniciándose las transferencias documentales de los archivos de gestión al archivo central, en el II periodo de 2002, continuándose con una ocurrencia anualizada hasta el presente.
Mediante los servicios que presta el archivo central, se coloca a disposición de los usuarios, la documentación de la entidad, basada en sus procesos misionales y las necesidades de sus usuarios, reales y potenciales.
SERVICIO DE CONSULTA: La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos solicitados, teniendo en cuenta la disponibilidad de la información en términos de reserva o conservación.
Se ofrece a la propia institución productora de los documentos custodiados, a la comunidad academica que acude para recuperar antecedentes documentales, al ciudadano que consulta sus fondos con fines de investigación.
Se hace mediante solicitud, para consulta en sala o en el mismo archivo, en préstamo temporal de los documentos o por utilización de medios reprográficos.
SERVICIO DE REFERENCIA: Se presta a partir de la vinculación del contenido y la orientación de la procedencia de los documentos, para acceso temático a los mismos (Guías, Índices, Inventarios, Catálogos).
SERVICIO DE ASESORIA: Orientación al usuario en materia archivística, políticas tanto internas como externas y en los servicios ofrecidos por el archivo central.
SERVICIO DE REPROGRAFIA: Reproducción de documentos por fotografía, fotocopia, escáner, microfilm, permitiendo al usuario hacer uso del documento en su lugar de origen o de trabajo.
SERVICIO DE INFORMACIÓN: Sobre los acervos documentales, la historia institucional y su patrimonio documental.
HORARIO DE ATENCIÓN: 8:00 am – 12pm. 2:00pm 6:00pm de lunes a viernes.
PROYECTOS: Proyecto de Modernización y Automatización del Archivo I fase. Programa de Gestión de la Información: Indización y Administración de archivos en Imagen.
