La Biblioteca “Jaime Macias” implementa sus servicios de acuerdo con las posibilidades de la institución y los recursos disponibles, teniendo en cuenta que los servicios que aquí se describen son esenciales en toda biblioteca de una institución de Educación Superior.

 

SERVICIOS ACTUALES:

 

a) REFERENCIA

 

Ayuda que se brinda en forma directa a un usuario para la búsqueda, localización y obtención de información. Las formas más comunes son:

• Pregunta – respuesta
• Orientación en el uso de los recursos (referencia direccional)
• Respuesta a necesidades de información de tipo factual (referencia rápida)
• Búsqueda especifica de literatura (referencias de un tema)

 

La calidad de este servicio mejorará en la medida en que la biblioteca establezca relaciones con otras semejantes y equipe su área física y técnica.Así mismo, tendrá que ir estableciendo parámetros para cada usuario como:

 

• Tiempo de búsqueda
• Fuentes a proporcionar
• Costo del servicio, (en caso de búsqueda externa)
• Forma de entrega de la información
• Costo del servicio, cuando sea necesaria su búsqueda externa

 

Se llevará un registro de las preguntas más frecuentes no resueltas para llenar los vacíos de la colección.

 

b) CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO

 

Suministro de materiales para la consulta en la sala o a domicilio.Para la prestación de este servicio se adoptará un reglamento en el que se regulen aspectoscomo:

 

• Usuarios
• Horario del servicio
• Forma de acreditar la condición de usuario
• Duración de los préstamos por tipo de materiales
• Número de documentos o materiales que puede tener en préstamo un mismo usuario
• Sanciones
• Aspectos relativos a la operatividad de los préstamos, es decir, como se registra, cuales tarjetas se llevan, archivo de las mismas, etc.

 

c) SERVICIO BIBLIOGRÁFICO

 

Identificación y selección de registro de documentos sobre un tema determinado. Este se hace mediante el suministro de referencias relevantes, para lo cual el usuario solicitará a la biblioteca material propio o externo.La solicitud debe presentarse con una antelación reglamentada, de acuerdo al momento que el servicio así lo requiera y de acuerdo con el incremento del mismo.

 

d) SERVICIO DE CONMUTACIÓN BIBLIOGRÁFICA O INTERCAMBIO DE FOTOCOPIAS

 

Obtención de fotocopias de artículos de revistas existentes en otras unidades de información en el ámbito nacional e internacional; considerando: Costo del servicio, el cual debe ser asumido por el usuario, tipos de documentos a reproducir, tiempo suficiente para la solicitud y recepción, uso del material fotocopiado el cual es exclusivo para investigación.

 

e) SERVICIO DE ALERTA

 

Envío regular de información reciente a grupos de usuarios, a fin de mantenerlos al tanto de los recursos de información disponibles por nuevas adquisiciones, consistirá en la exposición en cartelera de fotocopias de las portadas de los últimos libros adquiridos.

 

d) SERVICIO DE PUBLICACIONES SERIADAS

 

Servicio de información cuya organización y funcionamiento conlleva un proceso técnico similar al de la organización de los libros en cuanto a:

 

• Selección y adquisición, mediante suscripción, compra o donativos
• Almacenamiento
• Tratamiento de las publicaciones mediante el análisis de contenidos y registro de la información en ficheros (kardex, de materia, catalográfico) y automatización.
• Préstamo, de acuerdo al reglamento de circulación y préstamo.

 

e) DESARROLLO DE LACOLECCIÓN

 

Deben ser incluidos en la colección, materiales que reflejen tanto la diversidad de soportes de la información y actualidad,como los niveles de prestación de servicios, los cuales estarán encaminados a la satisfacción de las necesidades de información que generan la formación académica en cada una de las áreas especificas que orienta la institución, sin olvidar ni dejar de lado el acompañamiento enáreas como la literatura y/o cultura general.

 

• Selección y Adquisición

 

Se hará de acuerdo a necesidades concretas y a ofertas de editoriales previo estudio de catálogos realizado entre: la bibliotecóloga, decanos y profesores,

 

f) SISTEMAS DE RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

• SISTEMA MANUAL

 

La biblioteca del Colegio Mayor del Cauca organizará y mantendrá el sistema manual.La institución cuenta con la herramienta hardware que permite la impresión de las fichas a través del uso de un sistema automatizado. Esto garantiza al usuario la permanencia en el acceso a la información en caso de una caída del sistema.

 

SERVICIOS PENDIENTES DE ESTABLECER

 

a) SERVICIO DE PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

 

Circulación de materiales en forma temporal y rápida entre las diferentes unidades. Este se logra mediante firma de convenios institucionales los cuales deben contemplar las cláusulas pertinentes que garanticen la seguridad de los mismos.Para implementar este servicio se requiere:

 

• Establecer convenio con cada una de las unidades de información participantes.
• Elaborar el reglamento de préstamo interbibliotecario contemplando aspectos como:

 

• Formatos a utilizar: Cartas, formularios, etc.
• Usuarios
• Responsabilidad por el documento prestado
• Tipo de documentos a prestarse
• Duración y renovación del préstamo
• Sanciones por incumplimiento de términos
• Costos de correo
• Autorización para retiro del documento
• Llevar estadísticas,entre otros.

 

b) ACCESO A BASESDE DATOS

 

Las bases de datos registran en forma computarizada, grandes cantidades de información bibliográfica especializada, que hace referencia a artículos de revistas, periódicos, informes técnicos, patentes, normas, seminarios etc., a través de las cuales es factible ofrecer a los usuarios reportes bibliográficos y resúmenes de documentos en cualquier área del conocimiento y por supuesto, tanto del ámbito nacional como internacional y con la especificidad y exactitud deseadas. Este servicio se presta en forma rápida y oportuna mediante la utilización del computador con características técnicas especiales, que permita la conexión y acceso para la búsqueda.Esta tarea corresponde al bibliotecólogo y puede efectuarseen presencia del usuario, se denominadabúsqueda en línea directa On Line.Si la información requiere de una bibliografía más especializada y se refiere a un determinado tema, se puedesolicitar su impresión y los listados, documentos que llegan por correo en periodo breve de tiempo. Se denomina: búsqueda fuera de líneaOff Line.

 

Si es una información de suma urgencia puede recurrirse al correo electrónico.

 

c) SISTEMA AUTOMATIZADO

 

Conlleva la aplicación de las técnicas de la informática a la documentación utilizando las herramientas hardware y Software para la implementación de los procedimientos de tratamiento y salida de la información documental, para registrar todos los datos en sus memorias y así mismo, puedan estos ser recuperados de acuerdo con las necesidades de la biblioteca y avances de la tecnología y la información. Es posible su utilización para la mayoría de las funciones documentales entre las cuales se enuncian:

• Gestión de pedidos
• Adquisiciones
• Proceso técnico
• Localización y difusión

 

Área donde mayor importancia tiene elsistema automatizado.

 

• VENTAJAS DEL SISTEMA

 

Se registran como ventajas de un sistema de automatización acorde con las necesidades y funcionamiento de una biblioteca:

 

• La gestión rápida y eficaz de los catálogos
• Acelera y facilita la circulación de publicaciones
• Libera a las bibliotecas de trabajo manual
• Permite difundir y diversificar los catálogos, listas e índices de una unidad e información de manera rápida
• Permite enriquecer el fondo de las mismas, beneficiándose delintercambio con otros fondos documentales
• Agiliza la búsqueday consulta bibliográfica
• Permite la conexión en red con otras bibliotecas
• Produce todo tipo de estadística, listas, catálogos, adquisiciones, etc.
• Control de préstamos

10. Impresión de fichas